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GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, lidando com qualquer tipo de documentação, controle de documentos, versão, validade e conteúdo

SERVIÇO DE BIBLIOTECA


  • De forma simples agrupe seus projetos e deixe que os outros escolham os conteúdos através do Flash Viewer, possibilitando que os usuários vejam o conteúdo independentemente de sua origem ou versão de produto ou programa. Faça uma busca através da meta-data das propriedades do documento e possibilite este acesso via RSS Feed.

  • Check-In/Out: Controle de versionamento
  • Auditoria: Quem criou, quem fez a atualização, quando foi criado, quando foi atualizado
  • Link entre os documentos através de múltiplas áreas




COLABORAÇÃO DO TIME


  • Crie times virtuais com as pessoas corretas para projetos ou comunidades, incluindo membros internos e externos a sua organização

  • Space Wizard: Melhores práticas e estrutura de pastas, conteúdo, template, regras e processos.
  • Fórum: Discussão e comentários dentro de cada documento
  • Workflow de e-mail
  • Serviços de notificações




WORKFLOW INTEGRADO


  • BPM Integrado: Suporta a criação dos mais complexos workflows.
  • Console de gerenciamento de atividades
  • Compliance: Gerenciamento de Segurança da vida útil do documento
  • Segurança e gerenciamento de usuário, grupos e atividades
  • Segurança a nível de documento
  • Segurança de login




BENEFÍCIOS


  • Interface simples viabiliza a facilidade de adoção da ferramenta
  • Redução do TCO (Custo Total de Propriedade)
  • Redução de riscos
  • Implementação rápida




GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS


  • Emily oferece um repositório integrado para gerenciar todos os formatos de conteúdo através da gerência de documentos, conteúdo da Web, e-mail e repositório de imagens. O repositório é uma plataforma moderna:

  • Desenhado para alcançar os requerimentos DOD 5015.2
  • “Drag and Drop” arquivos direto do desktop – compatível com Microsoft Office, Microsoft Exchange, OpenOffice, GoogleDocs e PDF
  • Extração automática de meta-data e classificação
  • Ferramenta completa de Auditoria e integração de workflow: Serviço orientado a auditória onde cada serviço é chamado para um banco de dados ou console de acesso.
  • Suporte de regras para gerenciamento de arquivos extensos
  • Conversão automática para arquivamento de longo prazo.
  • Possibilidades infinitas




FUNCIONALIDADES PARA OS USUÁRIOS


  • Usuários tem todas as funcionalidades que eles esperam de um produto ECM de maneira transparente e os seguintes serviços:

  • Plano para as pastas – Automaticamente classifica e cria alarmes baseados em planos pré-existentes ou estruturas standards.
  • Plano baseado em tipos – Automaticamente classifica e agenda baseados em pré-existentes tipos
  • Gerenciamento Automático da Vida útil do documento – Agendamentos de conteúdos e meta-datas baseados em regras simples de ativação.
  • Automaticamente cria numeração para documentos
  • Retenção de documentos e políticas de arquivamento
  • Controle e agendamento dos documentos arquivados, na área de transferência e documentos para ascender ou serem destruídos usando regras automatizadas
  • Pré-população de meta-data – gerenciamento de impacto e automação de atualizações
  • Consoles – Relatórios pré-definidos e tipos de meta-datas definidos para buscas e dados de tela para casos excepcionais.
  • DOD 5015.2 Administrador de templates – Em conformidade com o Departamento de Defesa do Estados Unidos.
  • eDiscovery – Buscas simples nos conteúdos de texto, estrutura de pastas e gerencia de arquivos por categorias e tipos
  • Infinitas Possibilidades